Всё, что нужно знать про тайм-менеджмент (и еще чуть-чуть)

Ничего не успеваете? Задачи скапливаются в снежный ком? Все валится из рук? Что ж, очень может быть, что вам нужно развивать навыки тайм-менеджмента и приоритизации.

Чтобы это не стало новой неподъемной задачей, мы подготовили статью, в которой есть всё самое важное. Вперед, вперед!

Основная идея, к которой сводится 99% книг, статей, роликов, фильмов, проповедей, озарений, тренингов, курсов и советов по тайм-менеджменту.

«Планируйте свое время и анализируйте исполнение плана. Ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Дела сортируйте на срочные / не слишком срочные и важные / не слишком важные. Действуйте в соответствии с этими приоритетами. Будьте реалистичны, избавляйтесь от лишних дел, говорите „нет“, вознаграждайте себя за успехи».

Вот и всё. Полезно? Ну как сказать, наверное, в этом есть смысл. Сейчас разберем наглядно, включайтесь.

О людях и их склонности творить дичь.

Люди иррациональны, любят делать странные штуки и регулярно поступают не так, как следует — а как привыкли, как нравится, как легче (и как мятежное сердце велит). В целом, быть иррациональным это хорошо и полезно, ведь так всё и было задумано природой.

Однако, иррациональное поведение редко помогает достичь желаемого. Когда дело доходит до работы с измеримым результатом — нужно включить здравый смысл и действовать по плану.

Эйзенхауэр и его матрица приоритетов.

На жизнь Дуайта Эйзенхауэра пришлось две Мировые войны, руководство высадкой в Нормандии, кусочек противостояния с СССР, 34-ое Президентство США и управление Колумбийским университетом. Короче говоря, это был большой человек, который что-то понимал про мир.

Проблемы, которые решал Эйзенхауэр, были несколько сложнее наших с вами. Типа «как переправить 150 000 солдат через океан, освободить Францию и пойти на Берлин» — вот такого рода проблемы, серьезные.

Метод принятия решений, свойственный Эйзенхауэру, был описан Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» как «Матрица Эйзенхауэра».

Вот как она выглядит, изучаем по часовой стрелке:

Берем все свои дела, записываем и анализируем через три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли задача для меня важной?
3. Я единственный, кто мог выполнить задачу?

Обратите внимание на формулировку «для меня». Оценивая срочность и важность с точки зрения мира — вы сбиваете оптику и перестаете жить в своих интересах. Срочная задача от друга, из-за которой вы не подготовитесь к экзамену — срочная для него, но не для вас.

Оценив задачи по трем вопросам, раскидываем их по матрице Эйзенхауэра и смотрим, где скопилось больше всего.

№ 1. Срочные и важные дела.

Вылечить больной зуб, потушить пожар, подготовиться к завтрашнему экзамену. Тут нужно действовать быстро, а цена провала высока.

Если таких задач большинство — значит либо у вас форс-мажор, либо вы имеете склонность затягивать сроки и отвлекаться на мелочи.

Ну и что делать? Всеми силами старайтесь держать этот квадрат пустым. Внезапные кризисы неизбежны, но всё прочее можно отследить заранее. Задачи прилетают от других людей? Пришла пора сказать «нет». Задачи скапливаются из-за лени или помех? Давайте менять приоритеты. Форс-мажор на форс-мажоре? Значит, вы оставляете большое пространство для беды — пора его ужать.

№ 2. Важные, но не слишком срочные дела.

Сюда идут почти все долгосрочные задачи, будь то спортивные тренировки, посещение курсов или изучение языков. Эти дела обладают высокой стратегической ценностью, поскольку их результат позволит вам вырасти над собой.

Если таких задач большинство — вы классно распоряжаетесь своим временем! Но статью все равно дочитайте, а то мало ли.

Что с ними делать? Выполнять в избранном темпе, временами отвлекаясь на опустошение прочих квадратов.

№ 3. Срочные, но незначительные.

Проверить почту, изучить чатик, помыть посуду. Почти всегда здесь находится рутина или чужие дела. Не поддавайтесь!

Если таких задач большинство — вы утопаете в ложной срочности. Вам кажется, что вы круто заняты и продуктивны, но на деле результаты не приносят вам никакой пользы. На прочие дела остается все меньше времени, тучи сгущаются.

Что с ними делать? Делегировать. Друзьям, семье, коллегам. Альтруизм — одна из фишек нашего вида. А еще есть приложения, сервисы доставки и интернет-магазины, что готовы забрать ваше дело себе.

А если делегировать невозможно? Тогда старайтесь заранее снижать количество таких задач. Отключайте оповещения на смартфоне, говорите «нет», оценивайте степень вашей загруженности.

Еще их можно просто делать! Но только если первые два квадрата пусты.

№ 4. Не слишком срочные, не слишком важные.

Тут собраны все убийцы вашего времени. Сериалы, 5000 часов в Доте и так далее.

Если таких задач большинство — у вас проблемы. Или вы гасите стресс о бесполезные дела, или на пути к тому, или остановились по жизни и просто ждете чего-то непонятного.

Что с ними делать? Ограничивать соблазны, тренировать дисциплину и волю. Бестолковые дела порождают бестолковые дни. Сериалы забудутся, игры перестанут привлекать, а бесконечные сторисы менее важны для окружающих, чем может показаться — но потраченное время вернуть уже не получится.

Система требует изучения, так что мы советуем сперва потренироваться на вымышленных задачах, затем перейти к реальным — и в итоге ограничиться мысленным вычислением приоритетов. Так ваш бессознательный анализ (то есть буквально интуиция) автоматически начнет подсказывать правильный порядок работы. Дело пары месяцев.

Простота и последовательность матрицы Эйзенхауэра — естественный враг сложного хаоса, в котором легко утонуть.

Если задача размером со слона.

Значит и есть её нужно как слона — строго по частям. В бизнесе это называют методом критического пути. Что же это значит?

Берем масштабную задачу, определяем ее конечный результат, а затем подробно разделяем все шаги к этому результату на конкретные дела. На примере сдачи ЕГЭ по математике на 100 баллов это будет выглядеть следующим образом:

1. Изучить стандарты ЕГЭ.
2. Изучить критерии оценки ЕГЭ.
3. Отработать правила заполнения бланков и популярные ошибки.
4. Изучить кодификатор тем ЕГЭ по математике.
5. Проверить свой уровень базовых знаний, а потом еще пару раз — чтобы понять стабильный результат.
6. Разделить программу из кодификатора на части
7. Отрабатывать только простые задачи до стабильных 100%
8. Отработать выполнение простых задач до 100% за 25−30−45 минут.
9. Повторить с задачами средней сложности.
10. Повторить с задачами высокой сложности.
11. Повторить диагностику знаний несколько раз.
12. Сдать пробник.
13. Психологически подготовиться к ЕГЭ.
14. Отдохнуть перед экзаменом, возможно, расслабиться за зеленым чаем, пропить курс витаминов, снять стресс, найти триггер уверенности в себе.
15. Сдать реальный ЕГЭ по математике на 100 баллов.

Разумеется, реализация такого плана чрезвычайно сложна. Но она станет полностью невыполнимой — если плана не будет вовсе.

Осталась одна рутина.

Необычный показатель успеха — как можно чаще делать то, что хочется, и как можно реже делать то, чего не хочется. Но даже императорам приходится заниматься монотонными задачами, потому что такова жизнь.

Если приперло, попробуйте применить метод Помидора. Звучит глуповато, но он чрезвычайно популярен, надежен, как швейцарские часы, и заточен под игры с вашим мозгом.

Все чрезвычайно просто:

1. Садимся выполнять унылую задачу.
2. Заводим таймер на 25 минут и тупо работаем, не отвлекаясь даже на новости о пришествии наших Марсианских господ.
3. Затем 5 минут бездумно отдыхаем. Пьем чай или кофе, дышим улицей, смотрим бестолковое кино и так далее. Очень важно — чтобы вы полностью отвлеклись от рутины.
4. 5 минут прошли? Снова заводим таймер на 25 минут и продолжаем работать.
5. Повторяем четыре цикла, отдыхаем 25 минут — и начинаем заново.

Спустя неделю такой работы вы обнаружите, что унылые дела перестали вас нервировать. Мозг усвоил, что за мучением следует награда. Нервная система не перегружается за счет перерывов. Вы наблюдаете, как ранее неприятные задачи успешно выполняются — это приятно.

И да, это «метод Помидора», потому что Франческо Чирилло, который его придумал, использовал таймер в виде помидора. На Озоне такие стоят по 250 рублей — прикольная штука, но сойдет и таймер в телефоне.

В жизни много тоски. Научите свой организм бороться с ней.

О бытовых приоритетах и методе 1−1−1−1.

Еще одна ценная методика, позволяющая распихать дела по своим местам.

Подумайте, какова ценность задачи в перспективе 1 дня, 1 недели, 1 месяца и 1 года. Это отрезвляет и помогает побороть зависимость от ерунды.

Катка в PUBG или Танки принесет удовольствие на пару минут (если повезет). Но вспомните ли вы о ней через неделю?
Чистка зубов раздражает — можно спокойно пропустить вечерок и ничего не случится. Однако, во сколько обойдется лечение через 10 лет, и как вы планируете жевать еду еще через 30 лет? Спросите у старших, сколько стоит поставить хорошую пломбу — ответ поднимет ваши брови.

Уже сегодня, хватаясь за дело, спросите себя — какое значение будет иметь результат завтра? А в следующий понедельник? А в марте? А в 2023 году?

Всё это поможет вам отсеять эмоциональные мотивы от рациональной истины и выбраться на твердую дорожку к цели.

Как оценивать задачи по времени.

Проверенная методика проджект-менеджеров, продюсеров и руководителей всех уровней.

1. Прикиньте, сколько времени займет выполнение задачи в лучшем случае и в худшем случае.
2. Сложите эти показатели.
3. Разделите их на два.
4. А потом накиньте 20% поверх.
5. Готово! Теперь у вас есть среднее время на выполнение задачи и запас на случай проблем.

В конечном счете, всюду где есть люди — нет определенности. Вышеозначенная оценка времени не всегда бывает идеальной, но она помогает не блуждать во тьме лишний раз. Даже маленький огонек — это лучше, чем ничего.

Самые главные ошибки в тайм-менеджменте и приоритизации.

Нереалистично оценивать ситуацию и свои возможности.
Увы, быстрого решения нет. Все придет с опытом, при условии, что вы будете осмыслять результаты и задавать себе вопросы.

Бесконечно читать статьи про тайм-менеджмент и пытаться оптимизировать свою жизнь.
Старая добрая ловушка прокрастинации. Вместо того, чтобы делать дело — человек тратит миллиард лет на продумывание всех возможных вариантов и подходов. Изучите основы и тут же примените их на практике, а дальше жизнь покажет.

Переключаться между задачами, не доводя их до конца или устойчивой паузы.
Вероятно, это самая большая ошибка. Мозгу нужно время, чтобы вникнуть и настроиться. Не мучайте его перескоками, так вы лишь потратите время и не получите результата. Игнорируйте мнимое ощущение срочности или озарения — это ловушка!

Неправильные приоритеты.
Потратив всё время на незначительные долгие дела — вы окажетесь без сил и в окружении проблем. Изучите матрицу Эйзенхауэра, адаптируйте ее под свою жизнь, и уже спустя месяц-другой ваша интуиция начнет подсказывать правильный порядок действий.

Без фанатизма!

В какой момент культ продуктивности начинает убивать вашу душу.

Тайм-менеджмент необходим, чтобы вам было удобно. Это очень важная мысль. В тот момент, когда вы ее упустите — ваши дела из инструмента достижения цели станут самой целью. Тогда вы постепенно начнете превращаться в робота. А роботы — не умеют быть счастливыми.

В будущем у вас не будет больше времени, чем есть сейчас. Счастье распределяется по жизни равномерно, словно клубничный джем по тосту. Вы не обязаны становиться эффективнее, если вам этого не хочется.

Означает ли это, что тайм-менеджмент вообще не нужен? Нет. Это означает, что важно держать на виду самый главный приоритет в жизни: личное счастье. Если пара прогрессивных методик поможет его приблизить, то было бы странно отказываться.

И немного полезных приложений.

Систематизация задач облегчает работу и гарантирует, что вы ничего не забудете. Для этого есть множество сервисов, а вот наши любимые:

Если вы думаете списками, то WorkFlowy станет ежедневником вашей мечты. Там есть списки, списки со списками и списки — полные списков со списками. Очень просто и наглядно, ничего лишнего, а еще он бесплатный и постоянно улучшается.

Если вы думаете картинками, то Miro изменит вашу жизнь. Это огромная виртуальная доска на которую можно лепить стикеры, диаграммы, чертить штуки и всё такое. Меньше текста — больше графики, нагляднее некуда. Но есть одно «но» — там так много всего, что можно заблудиться.

Если вы работаете по нескольким фронтам, нуждаетесь и в текстах, и в графике, и в календарике, а еще хотите пространства для роста — ничего лучше, чем Notion еще не придумали. Это текстовый редактор с тысячей фишек. При этом он очень прост в освоении, красив — и может быть настроен под ваш вкус.

Trello — лидер на рынке. Это канбан с задачками. Заполняешь карточки и таскаешь между столбиками. Почти наверняка вы будете использовать Trello на будущей работе — так что попробуйте освоить его уже сейчас.

Если вам удобнее голосом и на бегу — обратите внимание на Сейви. Всё равно что записать самому себе войс в Телеграме, но с распознаванием речи. Очень удобно, чтобы фиксировать полезные мысли и дела для дальнейшей отработки.

Ну и ничто никогда не заменит старый добрый лист бумаги и карандаш. Просто, дешево, с безграничным потенциалом.

А вот как найти еще больше хороших инструментов.

1. Не нужно терпеть неудобство. Ищите то, что подойдет ровно вам — выбор огромный.
2. Гуглите категории «Продуктивность» и «Работа» в AppStore и Google Play Store.
3. Если приложение вам нравится, но в нем нет ряда функций — попробуйте загуглить «аналог название-программы» или «alternative to название-программы».
4. Очень часто, приложения допиливаются плагинами для расширения функционала.
5. Нормально читаете на английском? Тогда гуглите на английском языке и добавляйте «Reddit» — местные сообщества годами генерируют советы и решения.

Резюмируем тем же, с чего начали.

«Планируйте свое время и анализируйте исполнение плана. Ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Дела сортируйте на срочные / не слишком срочные и важные / не слишком важные. Действуйте в соответствии с этими приоритетами. Будьте реалистичны, избавляйтесь от лишних дел, говорите „нет“, вознаграждайте себя за успехи».

Вместо заключения.

Равно как невозможно быть грамотным, не изучив язык — нельзя эффективно выполнять дела, не обучившись системности и планированию. Некий природный уровень, опыт и сообразительность помогают на первым порах, но чтобы вырваться вперед — нужно учиться и тренироваться.

Работайте над своими делами по верным приоритетам, перемалывайте рутину, оставляйте проблемам как можно меньше места и держите под контролем отвлекающие факторы.

А подготовку к ЕГЭ полностью делегируйте Ярославу Макову и его Партнёрам. Пускай задача «Поступить в крутой ВУЗ» ложится на нас — за семь лет мы отлично научились её выполнять, по поводу чего есть 3 000 доказательств.